La réforme de la facturation électronique entrera progressivement en vigueur à partir du 1er septembre 2026. Pour aider les praticiens à mieux comprendre les enjeux de cette évolution réglementaire, Resalib a organisé un webinaire en compagnie de Charles Vergnat, responsable avant-vente chez Pennylane et spécialiste de la réforme, ainsi que de Jules Prévosteau, chargé des partenariats au sein de l’entreprise.
L’objectif de cette rencontre était de répondre à une question que se posent de nombreux indépendants : suis-je concerné par la facturation électronique et que dois-je faire concrètement pour être en conformité ?
Au cours de ce webinaire, les intervenants ont expliqué le fonctionnement de la réforme, détaillé les obligations selon les différents statuts d’activité, présenté le calendrier officiel et réalisé une démonstration complète de la plateforme Pennylane.
Une réforme nationale qui va transformer les échanges entre entreprises
La facturation électronique n’est pas une simple dématérialisation des factures. Contrairement à ce que beaucoup pensent, envoyer un PDF par e-mail ne constitue pas une facture électronique au sens de la réforme.
Le gouvernement met en place un système standardisé permettant aux entreprises d’échanger leurs factures via des plateformes agréées par l’État. L’objectif est double : simplifier les échanges administratifs et améliorer le suivi de la TVA.
Concrètement, les factures devront être transmises sous des formats spécifiques reconnus par l’administration fiscale. Trois formats seront acceptés :
- Factur-X
- UBL
- CII
Parmi eux, Factur-X sera probablement le plus familier pour les utilisateurs puisqu’il combine un document lisible par l’être humain et un fichier structuré lisible par les systèmes informatiques.
L’un des messages importants du webinaire est que la réforme ne concerne pas uniquement les grandes entreprises. Même les petites structures devront s’y préparer.
Pourquoi les praticiens sont concernés, même en micro-entreprise
L’une des interrogations les plus fréquentes porte sur les micro-entrepreneurs. Beaucoup pensent être totalement exclus du dispositif en raison de leur franchise de TVA.
Charles Vergnat a insisté sur un point essentiel : les micro-entrepreneurs sont eux aussi concernés par la réforme.
Même lorsqu’un praticien ne facture pas la TVA à ses clients, il reste assujetti à la TVA au sens fiscal. À ce titre, il devra être en mesure de recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026.
Cette obligation concerne notamment les factures émises par des fournisseurs professionnels comme :
- EDF
- Orange
- les fournisseurs internet
- les prestataires de services
- les éditeurs de logiciels
Autrement dit, même si un praticien ne réalise que des consultations auprès de particuliers, il devra disposer d’une plateforme agréée capable de recevoir ces factures.
En revanche, les obligations seront plus importantes pour les professionnels qui dépassent le seuil de franchise et deviennent redevables de la TVA.
Deux situations différentes selon votre niveau d’activité
Les intervenants ont distingué deux cas de figure.
Le premier concerne les praticiens en micro-entreprise bénéficiant de la franchise de TVA.
Dans cette situation, l’obligation principale sera de disposer d’une plateforme agréée afin de recevoir les factures électroniques envoyées par les fournisseurs.
Le second concerne les professionnels redevables de la TVA. Ces derniers devront non seulement recevoir des factures électroniques, mais également en émettre lorsqu’ils facturent d’autres entreprises.
Ils devront aussi transmettre certaines données à l’administration fiscale dans le cadre du dispositif appelé « e-reporting ». Cette transmission concerne notamment :
- les données de facturation réalisées auprès des particuliers ;
- les montants encaissés ;
- les informations nécessaires au suivi de la TVA.
Les obligations sont donc plus nombreuses dès lors qu’un professionnel devient collecteur de TVA.
Le calendrier officiel de la réforme
Le calendrier a été largement détaillé durant le webinaire. La première échéance importante est fixée au 1er septembre 2026.
À cette date, toutes les entreprises concernées devront être capables de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée. Cette étape constitue le point de départ de la réforme.
À partir du 1er septembre 2027, les obligations s’étendront progressivement à l’émission des factures électroniques pour les entreprises concernées.
Les professionnels qui travaillent avec d’autres entreprises devront alors envoyer leurs factures selon les nouveaux formats réglementaires.
Cette organisation progressive vise à permettre aux entreprises de s’adapter progressivement à ces nouvelles pratiques.
Que risque-t-on en cas de non-respect des obligations ?
Comme toute réforme fiscale, la facturation électronique s’accompagne de sanctions. Cependant, les intervenants ont tenu à rassurer les participants.
Selon les informations communiquées par l’administration fiscale, l’objectif premier n’est pas de sanctionner massivement les entreprises dès les premières semaines de mise en œuvre.
Une phase de pédagogie est prévue afin d’accompagner les professionnels dans leur transition. Toutefois, des amendes pourront être appliquées en cas de manquement répété aux obligations légales, notamment pour les entreprises qui ne seraient toujours pas équipées après plusieurs rappels.
Pour les entreprises redevables de TVA, des sanctions pourront également être prévues en cas de défaut d’e-reporting ou d’émission de factures non conformes. Les intervenants recommandent donc fortement d’anticiper la réforme plutôt que d’attendre les dernières semaines.
Comment fonctionne concrètement la facturation électronique ?
Pour simplifier le fonctionnement du système, Charles Vergnat a présenté ce que l’on appelle le « schéma en Y ». Lorsqu’une entreprise émet une facture électronique, celle-ci est transmise à sa plateforme agréée.
Cette plateforme identifie ensuite la plateforme utilisée par le destinataire grâce à un annuaire national maintenu par l’administration fiscale. La facture est alors envoyée automatiquement à la bonne plateforme.
Pendant ce temps, les données nécessaires sont également transmises à l’administration fiscale.
Le fonctionnement ressemble finalement à celui du courrier postal : l’expéditeur dépose son courrier, un intermédiaire identifie l’adresse du destinataire puis le document est acheminé vers la bonne destination.
La différence est que l’ensemble du processus est entièrement automatisé.
Le rôle des plateformes agréées
Les plateformes agréées jouent un rôle central dans la réforme.
Elles assurent :
- la réception des factures électroniques ;
- leur transmission ;
- leur archivage ;
- la gestion des statuts ;
- les échanges avec l’administration fiscale.
Pennylane fait partie des plateformes agréées par l’État. Les intervenants ont rappelé que seules les plateformes officiellement reconnues pourront assurer ces échanges réglementaires.
Il ne sera donc pas possible d’utiliser n’importe quel logiciel de facturation sans vérifier sa compatibilité avec la réforme.
Démonstration de Pennylane : centraliser toute sa gestion administrative
Une large partie du webinaire a été consacrée à la présentation concrète de Pennylane. La plateforme ne se limite pas à la facturation électronique. Elle permet également de gérer :
- les devis ;
- les factures ;
- les paiements ;
- les encaissements ;
- les justificatifs ;
- les notes de frais ;
- les échanges avec l’expert-comptable ;
- le compte professionnel.
L’objectif est de regrouper l’ensemble de la gestion financière au même endroit. Les factures fournisseurs arrivent directement dans l’interface, où elles peuvent être consultées, validées, contestées ou réglées.
L’utilisateur peut ainsi éviter de multiplier les outils et les connexions entre différents logiciels.
Un système conçu pour renforcer la sécurité des factures
L’un des avantages mis en avant concerne la lutte contre les erreurs et la fraude. La plateforme permet de vérifier automatiquement les fournisseurs enregistrés.
Lorsqu’une facture est reçue, il devient plus facile de contrôler qu’elle provient bien d’un fournisseur connu. Si une anomalie est détectée, l’utilisateur peut refuser la facture ou signaler un litige.
Cette fonctionnalité pourrait permettre de réduire certains risques liés aux fausses factures ou aux tentatives d’escroquerie.
Une application mobile pour gérer son activité partout
Les participants ont également découvert l’application mobile Pennylane. Celle-ci permet de retrouver les principales fonctionnalités directement depuis un smartphone. L’utilisateur peut notamment :
- consulter ses factures ;
- recevoir des notifications ;
- scanner ses justificatifs ;
- gérer ses dépenses ;
- transmettre des documents ;
- suivre ses comptes.
Les justificatifs peuvent être photographiés puis intégrés automatiquement dans l’espace de gestion. Cette fonctionnalité évite la conservation de nombreux tickets papier et facilite la centralisation des documents administratifs.
Encaisser ses clients directement depuis son téléphone
Autre fonctionnalité présentée durant la démonstration : l’encaissement mobile. Grâce à la technologie Tap to Pay sur smartphone, il devient possible d’accepter les paiements par carte bancaire directement depuis son téléphone.
Les intervenants ont souligné que cette solution pouvait représenter une alternative intéressante à certains terminaux de paiement classiques.
Selon Pennylane, les commissions appliquées seraient également inférieures à celles pratiquées par certaines solutions d’encaissement populaires utilisées aujourd’hui par de nombreux praticiens.
Les questions les plus fréquentes des praticiens
La session de questions-réponses a permis d’apporter plusieurs précisions importantes. Les remboursements de mutuelles ne sont pas concernés par la réforme. Les praticiens pourront continuer à remettre des factures classiques à leurs clients, qui les transmettront ensuite à leur complémentaire santé comme aujourd’hui.
Les acomptes et rendez-vous non honorés ne modifient pas les principes de la facturation électronique pour les praticiens travaillant avec des particuliers. Les praticiens qui interviennent auprès d’entreprises devront en revanche anticiper les futures obligations d’émission de factures électroniques à destination de leurs clients professionnels.
Enfin, les associations ne sont pas automatiquement concernées. Tout dépend de leur statut fiscal et de leur éventuelle assujettissement à la TVA.
Une réforme complexe mais une opportunité de simplification
Pour conclure, les intervenants ont reconnu que la réforme pouvait sembler complexe à première vue. Cependant, ils ont insisté sur le fait que les plateformes agréées ont précisément pour mission de simplifier cette transition.
Selon eux, la facturation électronique doit être perçue non seulement comme une obligation réglementaire, mais aussi comme une opportunité d’automatiser de nombreuses tâches administratives.
Centralisation des factures, simplification des paiements, suivi comptable facilité, réduction des risques d’erreurs et gain de temps figurent parmi les bénéfices attendus.
Le principal conseil partagé durant ce webinaire est donc d’anticiper dès maintenant plutôt que d’attendre les dernières échéances.
En se familiarisant progressivement avec les nouveaux outils, les praticiens pourront aborder l’entrée en vigueur de la réforme de manière beaucoup plus sereine.
Pour revivre ce beau moment d’échange, voici le replay du webinaire :
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À très bientôt pour un nouveau webinaire inspirant !